Fokus på utvelgelse i Adecco Select
Rekryteringsbyrån Adecco Select fördubblade sin produktion och ville få bättre överblick. Dessutom ville man lägga mindre tid på administrativa uppgifter och mer tid på urvalet.Med WebCruiter Professional fann man en lösning som samlade all information och alla processer på ett ställe och som gav den enskilde rådgivaren full kontroll över de egna uppdragen. Idag känner direktör Guri Larsen att Adecco Select kan dra nytta av en problemfri process som gör det möjligt för verksamheten att fokusera på urvalet.
Befintliga lösningar hämmade tillväxt
Adecco Select var år 2000 bland de första i Norge med att börja använda lösningar för webbaserad rekrytering. Efter att ha följt utvecklingen från teknik som automatiskt kunde besvara jobbansökningar till helhetslösningar med stöd för hela rekryteringsprocessen, kände Adecco Select sig inte helt nöjd med sin befintliga lösning.
- Den lösning vi hade fungerade i och för sig bra för ett begränsat antal tjänster, berättar direktör Guri Larsen, men den fungerade inte med större volymer. Det blev för oöverskådligt vilket gjorde vår vardag svårhanterlig.
– Samtidigt hade vi mycket irriterande dubbelarbete, berättar Larsen, som till exempel att vi måste lägga in logotyper manuellt på åtta olika webbplatser för varje uppdrag. Detta tog mycket tid i anspråk.På Adecco Select kände de också att de inte kunde utnyttja sin CV-databas till fullo på grund av den dåliga sökfunktionen.
– Om du inte kan använda CV-databasen effektivt får du lägga mycket tid på att hitta kandidater och kan därmed åta dig färre uppdrag.Men det stora problemet var brist på personlig överblick allteftersom verksamheten växte. Rådgivarna fick ständigt fler klienter och fler uppdrag att hålla ordning på. Till slut kom volymen att bli ett oöverstigligt problem.
– Det gick inte att få någon överblick när man gick in i systemet för att leta efter sina egna uppdrag. När vi hade mängder med uppdrag var det ett stort frustrationsmoment att behöva sitta och leta efter uppdragen i systemet, förklarar hon.
– Den främsta uppgiften för våra rådgivare är att göra ett bra urval och inte att sitta med administrativa göromål.
Vi behövde organisera våra processer på ett förnuftigt och överskådligt sätt, berättar Larsen.
Målet var att samla all den information som rådgivarna behövde i sitt dagliga arbete för att hantera rekryteringsuppdrag och kunder i ett system på ett ställe så att varje rådgivare kunde få en personlig överblick över de egna uppdragen.
Testade de ledande lösningarna på marknaden mot varandra med avseende på stora volymer
– Vi testade lösningarna mot varandra ända ned på användarnivå, berättar Larsen. Vi la in uppdrag för att se hur saker och ting fungerade i praktiken. Lösningen fungerade kanske bra för två tjänster men vi ville veta hur den skulle fungera för 200.
– En lösning kan verka bra när du har lite att stå i men när du har mellan 1 500 och 2 000 rekryteringsuppdrag om året är situationen en helt annan.
Adecco Select kom slutligen fram till att WebCruiter hade den bästa helhetslösningen med avseende på innehåll, funktionalitet och pris.
– I egenskap av rekryteringsbolag har vi helt egna behov. Vi har flera uppdrag och uppdrag av en mängd olika typer.
– Därtill har vi klientdimensionen, berättar Larsen. Vi behöver hantera kunder i systemet. Medan andra organisationer kan ha en struktur med en överordnad nivå och en mängd avdelningar har vi flera hundra kunder.
En effektiv och överskådlig arbetsdag ökar fokus på urvalet
– Nu har alla rådgivare fullständig överblick över sina egna uppdrag. Rådgivarna kan se vilka uppdrag de är involverade i, var i processen uppdraget befinner sig, om tjänsten publicerats, om kandidater blivit utvärderade osv., berättar Larsen.
Problemet med dubbelarbete vid publicering av platsannonser i kombination med begränsade möjligheter att söka i CV-databasen tillhör också det förgångna.
Guri Larsen anser att Adecco Select utan tvekan har förbättrat rådgivarnas effektivitet och lagt grunden för vidare tillväxt.
– Men allra viktigast är att processen är smidig, säger Larsen. Det är inte så många irritationsmoment numera och vi har överblick över allt på ett ställe.
– Med WebCruiter Professional kan vi hantera hela vårt dagliga jobb i ett system på ett ställe, berättar hon. Vi har även integrerat lösningen på testverktyg och publiceringslösningen Papirfly som automatiserar produktionen av platsannonser för tryckta medier.
Enkel upplärning är en annan fördel som Larsen ser det. Hon berättar att det bara tar en halv dag att få en ny rådgivare på banan. Därtill är det få supportförfrågningar vilket hon betraktar som ett tecken på att lösningen är intuitiv och enkel att använda.
För Adecco Select har lösningen dessutom visat sig fungera utmärkt som styrverktyg. Larsen berättar att hon som chef alltid har överblick.
– Jag kan lätt ta tempen på organisationen och ta reda på hur vi ligger till i förhållande till budget och målsättningar. Med en enkel knapptryckning vet jag precis hur många tjänster som ligger ute och vem som jobbar med vad. WebCruiter Professional är inte bara ett administrativt verktyg utan även ett styrverktyg, berättar hon.
Tack vare en problemfri process och full överblick kan Adecco Selects rådgivare äntligen fokusera på urvalet.
Av professionella för professionella
Som Guri Larsen ser det är det ingen tillfällighet att WebCruiter Professional är den mest konkurrenskraftiga produkten för deras behov.
– WebCruiter är erfarna och har sina rötter i rekryteringsbranschen.
– WebCruiter är bra att prata med och snabba med att hitta lösningar, avslutar hon.
