Skip to the content

Horten kommune jobber aktivt for fylle de mange stillingene innen helsesektoren. Det er en utfordring som ikke er fremmed for de fleste kommuner. Effektive prosesser er derfor et must. Ved hjelp av gode HR-rådgivere som Trine-Lise Urbye og rekrutteringsverktøyet Webcruiter har kommunen klart å automatisere mange av oppgavene tilknyttet rekruttering.

HVA ER DERE MEST FORNØYD MED I WEBCRUITER?

«Vi er veldig fornøyd med hvor enkelt og intuitivt det er å utforme stillingsannonser via Webcruiter. Selve publiseringen foregår gjennom HR-seksjonen som kvalitetssikrer alle annonsene før de publiseres.

Løsningen gir oss fortløpende og god oversikt over alle kandidatene og muligheten til å grovsortere, sende fortløpende avslag og innkalle til intervju. Det er enkelt og raskt å generere de lovpålagte søkerlistene som vi tidligere måtte bruke mye tid på utarbeide manuelt. Det er også lett å søke seg tilbake til gamle stillinger eller CV-er i løsningen.

Det at vi i tillegg kan se hvilke andre stillinger søkeren har søkt på, gjør det lettere å samordne rekrutteringsprosessene og samarbeide med andre ledere i forbindelse med rekruttering og intervjuer. Vi er også svært fornøyde med at Webcruiter er i utvikling og at løsningen stadig blir bedre og mer brukervennlig.»

EN ENDRINGSPROSESS

Horten Kommune har rundt 2500 ansatte fordelt på ulike arbeidssteder og yrkesgrupper. De lyste ut sin første stilling via Webcruiter i januar 2014. I 2017 publiserte de hele 200 stillingsannonser via systemet, og flere av annonsene omfattet mange stillinger. Til sammen var det 3962 kandidater som søkte på en ledig stilling i kommunen.

Urbye har jobbet i virksomheten i sytten år, og har et spesielt ansvar for å gi linjeledere opplæring og veiledning i systemet. Hun husker godt hvordan HR-seksjonen jobbet før Webcruiter kom på plass.

«Før 2014 fikk vi søknader og CV-er direkte inn i vårt saks- og arkivsystem, Acos Websak, og vi benyttet også muligheten til å generere søkerlister der. Utover dette ga ikke løsningen oss noen av de fordelene vi nå opplever at vi har med Webcruiter.

Før Acos Websak ble implementert i 2008 skrev vi faktisk alle søkerlister manuelt i Word. Det tok tid og vi ble eksperter på å huske navn slik at vi kunne søke oss tilbake til gamle lister og kopiere over innhold.»

NÅ BENYTTER DE WEBCRUITER FULLT UT

«Alle våre ledere har tilgang til og opplæring i bruk av Webcruiter og alle våre stillinger publiseres via systemet. Enkelte ledere benytter også screeningsfunksjonen.

Vi har lagt inn noen annonsetips, som mange benytter, spesielt i rubrikken «Vi tilbyr». Ved søknadsfristens utløp utarbeides det offentlige og utvidede søkerlister og de søkerne som har bedt om det, får utvidet søkeliste tilgjengeliggjort i sin profil i Webcruiter.

Alle ledere er lært opp til å benytte funksjonen for grovsortering og sender innkalling til første -og andregangsintervju via løsningen. Loggføring av intervjurundene er viktig for oss slik at instillingsdokumentet blir fylt ut riktig.

Første avslag sendes etter grovsorteringen og andre avslag sendes etter at en ansettelse har funnet sted. Alle stillingsutlysninger arkiveres fortløpende så snart en ansettelse har funnet sted. Alle arkivverdige dokumenter som søknad, CV, søkerlister og instillingsdokumenter, oversendes fortløpende til vårt saks- og arkivsystem, via integrering med Websak Focus.

Selve tilbudsbrevet skriver vi i Websak Focus, men vi ser frem til at også dette kan gjøres fra Webcruiter.»

HVILKE INTEGRASJONER ER DERE AVHENGIG AV?

«Vi er avhengig av integrasjon mot vårt saks- og arkivsystem Websak Focus, samt vår HR-løsning UBW ON Unit4 business world.»

Bilde av HR-rådgiver Trine-Lise Urbye (t. h.) og Rita Gulliksen

HVA SER DU FOR DEG KAN BLI UTFORDRENDE FOR DERE I FREMTIDEN?

«Som kommune rekrutterer vi innenfor veldig mange ulike yrkesgrupper, men hovedtyngden på våre rekrutteringer ligger i Helse og Oppvekst-sektoren. Det å sikre at vi får riktig kompetanse inn i de ulike stillingene, er svært viktig, men også utfordrende. Dette gjelder spesielt innenfor helsefag og yrkesgrupper som krever bachelor, bachelor med tillegg og i noen tilfeller mastergrad.

I dag er vår største rekrutteringsutfordring utvilsomt å få tak i gode sykepleiere. Søkerlistene er ofte ikke så lange og vi har erfart at vi enkelte ganger må forlenge søknadsfristen eller lyse ut på nytt for å få tak i de søkerne vi ønsker.

HVILKET TIPS HAR DU TIL ANDRE SOM SKAL VELGE REKRUTTERINGSLØSNING?

«For oss er det viktig å ha en løsning som gjør det enkelt og lett å utarbeide en stillingsannonse og en søkerliste, samtidig som det gir en god oversikt over søkerne og at vi kan sortere og loggføre fortløpende hvor vi er i prosessen på en enkel måte.

Det at systemet er integrerbart med saks- og arkivsystemet, og HR-systemet, er svært viktig for oss.»

AVTAL ET UFORPLIKTENDE MØTE

Fyll ut skjemaet, så tar vi kontakt innen kort tid.