Skip to the content

Kundecase - Forskriftsmessig arkivering - enkelt, trygt og lønnsomt

FORSKRIFTSMESSIG ARKIVERING - ENKELT, TRYGT OG LØNNSOMT

Utdanningsdirektoratet må i likhet med andre offentlige virksomheter etterleve strenge krav til dokumentasjon av rekrutteringsprosessen.

Gjennom sømløs integrasjon mellom ePhorte (sak/arkiv løsning levert av EVRY (tidligere ErgoGroup)) og Webcruiter har de ikke bare bidratt til forskriftsmessig journalføring. De har oppnådd en enklere, problemfri hverdag - og frigjort verdifull tid.

Før integrasjonen med Webcruiter opplevde arkivleder Kjetil Holsæter i Utdanningsdirektoratet stadige problemer med overføringen av arkivverdige data fra tidligere rekrutteringsløsning.

- Det var stadige problemer med nye versjoner, både av ePhorte og tilstøtende løsning. Vi slet også med import av søknader med spesielle vedlegg, forteller han.

Da det ble besluttet å ta i bruk Webcruiter integrert med ePhorte ble Holsæter ansvarlig for å prosjektet.

EN ENKEL PROSESS

Integrasjonen mellom ePhorte og Webcruiter ble satt opp i samarbeid med EVRY (tidligere ErgoGroup), Webcruiter og Gecko, produsenten av ePhorte.

- Det var ikke så mye som krevdes av ressurser for å få satt opp integrasjonen. Verken fra arkiv, IT eller HR. Vi fikk god oppfølging fra alle parter, med flinke konsulenter, sier Holsæter.

FRIGJORT TID OG FORSKRIFTSMESSIG HÅNDTERING

Etter et vellykket prosjekt fortoner hverdagen seg i dag helt annerledes for arkivleder Holsæter.

- For oss i arkivet fungerer det i dag slik at arkivverdige dokumenter blir journalført med én gang. Alt går sin gang uberørt av arkivarer.

- Gevinsten for arkivet er spart journalføring, forklarer han. Og man slipper jobben med skanning eller import av søknader. I og med at alle søknader nå automatisk blir registrert i ePhorte, tilfredsstiller vi kravene til journalføring. 

EN LØNNSOM INVESTERING

Ifølge Holsæter er det ingen tvil om at investeringen i Webcruiter og integrasjonen med ePhorte er en lønnsom investering.

- Vi har spart mye tid i forhold til skriving av søkerlister og journalføring.

- Læringssenteret, som var før Utdanningsdirektoratet, regnet ut at det gikk med opp til 2 årsverk til skriving av søkerlister, forteller han. I slutten av april 2009 var godt over 1.600 dokumenter importert fra Webcruiter. Det er noen dager spart for arkivet!

EN BEDRE HVERDAG FOR ALLE INVOLVERTE

Arkivet er heller ikke den eneste vinneren. Holsæter kan fortelle at løsningen også har ført til en enklere hverdag for både HR-avdelingen og jobbsøkerne.

- Søkerne sparer utfylling av CV hver gang de søker jobb i direktoratet og de kan lagre CV til senere bruk. Det er også mange andre etater som bruker Webcruiter, og det er derfor nyttig at det er mulig å kopiere CV mellom de forskjellige etatene, påpeker han.

- I tillegg har vår hverdag i HR blitt veldig mye enklere, forteller HR-rådgiver Rune Berge. Systemet gjør at vi har bedre oversikt over søkere og deres prosesshistorikk, noe som innebærer at vi kan gi ledere og søkere bedre støtte og service.

EN LØSNING SOM FAKTISK VIRKER

- Systemet og integrasjonen virker faktisk, konkluderer Holsæter, som ikke har noen problemer med å anbefale verken Webcruiter eller ePhorteintegrasjonen til andre.

AVTAL ET UFORPLIKTENDE MØTE

Fyll ut skjemaet, så tar vi kontakt innen kort tid.