Skip to the content

LEDERNE KAN REKRUTTERE SELV

Da Sør-Trøndelag Fylkeskommune gikk til anskaffelse av en rekrutteringsløsning var ikke tanken å endre måten man jobbet på.

- Det viktigste var behovet for å håndtere de store søkermassene vi opplever når 22 videregående skoler rekrutterer til mange ledige stillinger på våren hvor det kan være over 100 søkere per stilling, forteller rådgiver Ingunn Erlandsen Bakken.

- Vi så i hovedsak en mulighet til å forenkle og effektivisere administrative prosesser. Blant annet representerte arbeidet med søkerlister en utfordring.

Det man ikke så der og da var at rekrutteringsløsningen Webcruiter ikke bare ville føre til en enklere hverdag – men til en helt ny måte å jobbe på.

EN NY MÅTE Å ARBEIDE PÅ

- Før vi tok i bruk Webcruiter sendte lederne stillingsannonseteksten til HR-avdelingen, og etter en del tidkrevende frem og tilbake godkjente og publiserte HR-avdelingen annonsen, som så ble sendt til vårt mediebyrå Frantz Annonseservice.

- Vi oppdaget underveis at det ville være enklere og mindre ressurskrevende hvis lederne selv kunne godkjenne og publisere sine egne annonser – og valgte å organisere prosessen på den måten. Det var knyttet spenning til om dette ville fungere – det var brått ikke bare snakk om å ta i bruk en ny teknologi, men om å endre måten vi arbeidet på.

Sør-Trøndelag Fylkeskommune tok høyde for at endringsprosessen ville kreve investeringer i kompetanse, og gjennomførte heldagskurs i regi av Webcruiter for samtlige ledere og andre aktuelle superbrukere. Arbeidsmåten og investeringen i opplæring ga umiddelbare gevinster.

- Prosessen er fortsatt den samme, med det unntaket at lederne styrer prosessen selv. Forskjellen er at HR får kopi av stillingsannonsen til orientering – ikke til godkjenning.

- Den lille endringen utgjorde en stor forskjell, forklarer Erlandsen Bakken. Prosessene går mye raskere, og HR-avdelingen blir kun involvert når det er snakk om avvik, for eksempel hvis noen glemmer å sette status. Det hender også at ledere som sjeldent bruker løsningen ringer inn for en oppfrisker.

- Løsningen er svært populær blant lederne. Arbeidsmåten er allerede så innarbeidet at det ikke er et tema, forteller hun.

PROSESSEIERSKAP NØKKELEN TIL SUKSESS?

Erlandsen Bakken mener det ikke bare er teknologi som er nøkkelen til suksess.

- Det er ikke bare at teknologien er enkel å benytte – lederne får eierskap til hele prosessen, og dette motiverer.

- Løsningen støtter også dialog med forskjellige involverte, herunder tillitsvalgte. Lederne slipper å vente flere uker på svar, og prosessen er derfor totalt sett en mer positiv opplevelse.

- Ikke minst understøtter arbeidsmåten uten tvil fylkeskommunens 2-nivå modell, hvor skolene er selvstendige enheter med eget budsjettansvar. I og med at skolene har ansvar for egen økonomi og derfor må ha det overordnede ansvaret for utlyste stillinger er dette en naturlig måte å organisere prosessene på.

- Et annet element som spilte inn var nok vårt samarbeid med mediebyrået Frantz Annonseservice, som representerer en ytterligere forenkling og ikke minst en siste instans for kvalitetssikring.

- Det er nok ikke bare et spørsmål om hvorvidt det er teknologi, prosess, eller et annet element som isolert gir fornøyde ledere, mener hun. Det er en sum av flere av disse, og et resultat av at man har funnet en arbeidsmåte som passer virksomhetens rammer og kultur, mener Erlandsen Bakken.

UVENTET MERVERDI

Mer fornøyde ledere var ikke den eneste ekstragevinsten ved å ta i bruk Webcruiter. Sør-Trøndelag fylkeskommune har opplevd reduserte mediekostnader og oppdaget at løsningen gir mulighet til å effektivt understøtte prosesser relatert til overtallighet, ikke-diskriminering og kvalitetssikring vis-a-vis avslutning og arkivering av tilsettingssaker.

- Vi benytter i økt grad henvisningsannonser, og det er en betydelig besparelse i å gjøre det fremfor å utlyse hver enkelt stilling. Vi har etablert en ukentlig frist for publisering av annonser som gjør det mulig å samle opp flere annonser på en gang – dette bidrar til ytterligere økte besparelser, forteller hun.

- Løsningen er et verdifullt verktøy i arbeidet med overtallighet bl.a. ved at det generes kopi av utlysningen til HR-avdelingen som grunnlag for registrering i stillingsbank.

- Ved å ta ut rapporter med forholdstall for søkere fordelt på for eksempel interne/eksterne søkere, nasjonalitet og kjønn får fylkesutvalget et solid grunnlag for gode beslutninger.

- Ikke minst gir integrasjonen mot vår arkivløsning Elark360 ytterligere besparelser og sikrer etterlevelse av de strengeste krav til forskriftsmessig arkivering.

“KAN IKKE SKJØNNE HVA VI HOLDT PÅ MED FØR”

Erlandsen Bakken forteller at hverdagen er en helt annen med rekrutteringsløsningen Webcruiter, og hun ville ikke tvilt med å anbefale løsningen til andre i samme situasjon.

- Støtten vi har opplevd fra Webcruiter underveis har vært super – god oppfølging og umiddelbare svar på henvendelser har gjort det smertefritt å ta de grepene vi har gjort.

- Jeg kan ikke skjønne hva vi holdt på med før, ler hun.

KORT FORTALT

Organisasjon: Sør-Trøndelag Fylkeskommune
Ansatte: 2800
Industri: Offentlig/Kommunal

Utfordring
Fylkeskommunen så et behov for å forenkle og effektivisere administrative prosesser.

Løsning
Fylkeskommunen oppdaget at det ville være enklere og mindre ressurskrevende hvis lederne selv kunne godkjenne og publisere sine egne annonser - og valgte å organisere prosessen på den måten.

Realiserte gevinster
Løsningen er svært populær blant lederne, og fylkeskommunen har nådd målsetningen om å forenkle og effektivisere administrative prosesser.

Videre har fylkeskommunen opplevd uventet merverdi:

  • Reduserte mediekostnader
  • Prosesstøtte relatert til overtallighet
  • Et nyttig verktøy i sammenheng med ikke-diskriminering

AVTAL ET UFORPLIKTENDE MØTE

Fyll ut skjemaet, så tar vi kontakt innen kort tid.